Kinh nghiệm xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026

Kinh nghiệm xin giấy phép lao động cho người nước ngoài năm 2026: Những thay đổi then chốt cần nắm vững, giúp ích cho người lao động và nhà tuyển dụng

Việc thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao từ nước ngoài luôn là ưu tiên hàng đầu của Việt Nam. Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp, Chính phủ đã ban hành các Nghị định mới, trong đó có nhiều thay đổi quan trọng về thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài có hiệu lực từ năm 2025 và kéo dài sang năm 2026.

Bài viết này sẽ tổng hợp những kinh nghiệm thực tiễn và cập nhật các quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài chuẩn bị hồ sơ một cách nhanh chóng, hiệu quả.

I. Cập nhật thay đổi quan trọng về thủ tục trong năm 2026

Năm 2026 là giai đoạn các quy định mới, đặc biệt từ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, được triển khai rộng rãi, mang lại hai điểm thay đổi then chốt:

1. Thời gian giải quyết hồ sơ rút ngắn đáng kể

Theo quy định mới, thời gian cơ quan nhà nước có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép lao động đã được rút ngắn xuống còn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Đây là một cải tiến lớn so với trước đây, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch tuyển dụng.

2. Phân cấp thẩm quyền quyết định

Từ 1/7/2025, thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép lao động được giao cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (UBND cấp tỉnh). Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ nộp hồ sơ tại Sở Nội vụ hoặc Trung tâm Phục vụ Hành chính công của tỉnh/thành phố nơi người lao động làm việc, thay vì Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐTBXH) như trước.

II. Kinh nghiệm thực hiện 3 bước then chốt

Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài vẫn bao gồm 3 bước cơ bản, nhưng cần thực hiện theo tinh thần của quy định mới:

Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Trước đây, bước xác định nhu cầu là một thủ tục riêng biệt. Hiện tại, thủ tục này đã được tích hợp vào quy trình xin cấp giấy phép. Kinh nghiệm quan trọng nhất là:

Đăng tuyển dụng: Người sử dụng lao động phải đăng tin tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển dụng người nước ngoài trên Cổng thông tin điện tử của UBND cấp tỉnh hoặc trang báo/cổng thông tin chính thức khác theo quy định. Việc đăng tin này phải được thực hiện tối thiểu 05 ngày làm việc trước khi nộp hồ sơ xin cấp phép.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và hợp lệ

Hồ sơ phải được chuẩn bị cẩn thận để tránh mất thời gian bổ sung, bao gồm:

Loại Giấy Tờ	Yêu cầu về thời hạn và công chứng
Đơn đề nghị cấp giấy phép	Theo mẫu mới nhất (Mẫu 04 - Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
Giấy chứng nhận sức khỏe	Được cấp bởi cơ quan y tế có thẩm quyền, có giá trị trong 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Phiếu lý lịch tư pháp	Được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
Văn bản chứng minh trình độ	Bằng Đại học/Thạc sĩ/Tiến sĩ kèm theo xác nhận kinh nghiệm làm việc tối thiểu 03 năm phù hợp với vị trí công việc.
Các giấy tờ khác	Hộ chiếu (bản sao có chứng thực hoặc bản sao có xác nhận của người sử dụng lao động), 02 ảnh 4x6cm nền trắng.

Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi kết quả

Thời điểm nộp: Người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp trực tiếp/qua bưu chính công ích từ 60 đến 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
Lưu ý: Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ có văn bản hướng dẫn bổ sung trong vòng 3 ngày làm việc, giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thiện thủ tục.

III. Lưu ý kinh nghiệm giúp hồ sơ thành công 100%

Để quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài diễn ra suôn sẻ, hãy lưu ý:

Dịch thuật và Hợp pháp hóa: Toàn bộ giấy tờ nước ngoài (Bằng cấp, Lý lịch tư pháp) phải được dịch thuật sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định (trừ trường hợp được miễn).
Chứng minh kinh nghiệm: Đây là phần khó nhất. Đảm bảo giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc (từ 3 năm trở lên) phải chi tiết về vị trí và chuyên ngành, có chữ ký và đóng dấu của công ty cũ, và phải phù hợp tuyệt đối với vị trí tại Việt Nam.
Thời hạn: Giấy phép lao động có thời hạn tối đa 2 năm. Khi gần hết hạn, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục gia hạn (tối đa 1 lần, thêm 2 năm) để đảm bảo tính liên tục trong công việc.

Nắm vững các kinh nghiệm và cập nhật quy định mới như Nghị định 219/2025/NĐ-CP sẽ giúp bạn vượt qua thủ tục hành chính một cách hiệu quả nhất, đảm bảo người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

Bạn có thể tham khảo thêm hướng dẫn chi tiết về hồ sơ tại Hướng dẫn xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam.